如何認識和使用 GTD

我本身不是一個有條理的人。當我被重重任務壓的頭昏腦脹,我想到了 GTD。這是轉載自 Topbook 的免費教程《GTD 自我管理、时间管理教程》。學習之後,我將在另外一篇文章中記錄我的 GTD 實踐。

現在開始學習,祝我好運!

Table of Contents

前言 重新认识 GTD | 如何科学地认识和使用 GTD 时间管理法则 。

我们容易陷入两种生活状态当中:累成狗,闲成猪。

陷入第一种状态时,觉得自己每天都有好多事情要做,作业、培训、报表、项目、工作总结、微信、电话、邮箱…… 早上出门发现垃圾没扔,晚上回家发现洗衣机的衣服没晾…… 打开手机看到别人的出行照片和视频才发现,原来心心念念一年的旅行连计划都还没有做…… 睡前更要挣扎好久才能睡,因为你可能突然想到,单词没有背、买的几本书没看,收藏夹里还有数不清的文章在吃灰……

陷入第二种状态时,你会想:“嗯?我没什么事情要做啊!为什么有的人总是很忙,而我总是找不到事情做嘞?像我这种人,没必要用时间管理吧?!”

不管你是前者还是后者,不妨来试试编辑部专门为你撰写的《重新认识 GTD | 如何科学地认识和使用 GTD 时间管理法则 》吧。

第一节 | 重新认识 GTD,把事情做好,而不是把事情做完。

把事情做完真的有那么难吗?真的。因为没有人能把事情做完。在《只顾着完成任务清单,可能会让你离目标越来越远》当中,我们就强调了这一点。这里不再赘述。

GTD (Getting Things Done )直接翻译为 “把事情做完”,本身就很可能让人误解成 —— 你必须做完所有的事情。但其实,“把你需要做的事情列出来,并处理它” 和 “把事情做完” 是两件完全不同的事情。而 GTD 所强调的,是前者。

所以,确切地说,Getting Things Done 应该翻译为,“把事情处理完” 或者 “把事情做好”。这正如 GTD 的基本理念一样:真正的生产力不应该通过实现的计划目标的数量来衡量,而应该由本质上有价值的结果来衡量。

所以,整个 GTD 的使用过程,就是对事件进行处理的过程。而它的目的可以从下图当中看到:

第一,清空大脑,把大脑从 “要做什么” 和 “怎么做” 的混乱当中拯救出来(moving planned tasks and projects out of the mind by recording them externally)。第二,让自己随时都能明确地知道,下一步应该做什么(breaking them into actionable work items)。

那么,它是如何清空大脑,把自己从混乱中解救出来的呢?在一篇名为《Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity 》的论文中已经有了大致的解释。

人在短期内只能记住有限数量的事物,且要从长期记忆当中精准地获取信息是非常困难的。比如,你可以试着在脑子里回忆可乐、饼干的品牌名称,你能想起来几个?在这种情况下,我们可以把大脑看成一个不稳定的存储器(硬盘),它不能如你所愿地帮你稳定存储数据,以至于你没有办法快速对它们进行优先级的排序。那么,使用一张纸,或者某款软件作为稳定的外部存储器,某种程度上可以解决这种问题。说人话就是,好记性不如烂笔头。

从另一方面来讲,过于混乱的待办事项会让你的大脑陷入某种失控感当中,随之而来的,就是焦虑、拖延、感觉压力山大。而利用外部存储器,解决这一问题,可以让大脑重新拥有这种掌控感,伴随而来的幸福感也就随之上升。

第二节 | GTD 的具体流程,以思维导图的形式尽可能去理解。

GTD 几经改版,初版当中为收集(Collect)、整理(Process)、组织(Organize)、计划(Plan)、执行(Do)。现在为捕获(Capture)、明晰(Clarify)、组织(Organize)、回顾(Reflect)、执行(Engage)。

可以看到,新的版本更强调几件事:一是主动性,主动捕获,而不是简单收集;二是强调结果,需要明晰,而不是简单整理;三是在计划的同时,更强调回顾;四是执行更强调与执行对象的密切联系,而不是简单地做。

这五个步骤的具体做法是什么呢?

第一步是捕获。

一言以蔽之,捕获,就是把所有你遇到的大小事情都捕获在一起,装进你的收集箱(Inbox)当中。如果是白纸,那就需要一个分区或列表;如果是一款软件,那就需要专门的空间或分区。

第二步是明晰。

明晰的方式,就是一件件拎出收集箱当中的东西,每一件都问自己五个问题:

①这件事可行动吗?

如果不可行动,你捕获的可能是今后需要查阅的参考资料,又或者是今后可能要做的事情,如果都不是,那这是一件不用做的事情。那么这里,就准备三个分区:参考资料(Reference)、可能清单(Someday/maybe)、回收箱(Trash)

如果可以行动,那就进入下一步。

②这件事可以一步搞定吗?

如果不能一步搞定,说明它需要分步骤执行,甚至需要你为它专门制作一个执行方案。对于这种项,需要为它准备一个分区:项目清单(“Plan project” task)

如果它可以一步搞定,那就进入下一步。

③这件事可以在 2 分钟内搞定吗?

如果能,那就立即做。比如预约快递、医生,信用卡还款…… 如果不能,那就进入下一步。

④这件事该我做吗?

如果这件事情你并不是非做不可,而且可以分配给其他人来做,这种事就需要一个单独的分区,叫做等待清单(“Wait for” task)。你不需要做,但你需要跟进。

⑤这件事有特定的时间吗?

如果有特定的时间,比如已经预约了医生洗牙、已经约了朋友周六聚会,那么请直接把它放在你的日历当中,或者日程应用当中。让它在特定的时间提醒你。

如果没有特定的时间,请为它准备一个分区,名为执行清单(“@Context” task),并专门为它安排时间去执行。

第三步是组织。

实际上,到进行第二步的时候,第三步就已经初见雏形了。除了第一步的收集箱(Inbox),我们在第二步拥有了这些分区:执行清单(“@Context” task)、等待清单(“Waiting for” task)、项目清单(“Plan project” task)、可能清单(Someday/maybe)、参考资料(Reference)、回收箱(Trash)、日历 / 相关应用。

放哪儿呢?

如果你用笔记本或纸,那就需要在其中划分出专门的分区。如果你用的是其他的效率软件,就需要把这些分区部署到其中。GTD 官方认可过的效率软件大概有如下几个:

其中类似 Evernote、OneNote 是需要你从零开始部署的。而像 OmniFocus、Things 之类的应用,更是基于 GTD 等法则专门制作。特别要指出的是,我们之前提到过的 iOS 提醒事项、以及 Microsoft To-Do 也在列表当中(前身为奇妙清单 ),这也是我们此前专门为这两款应用制作使用视频的原因。

如下图所示,即为在 OneNote 当中所进行的部署,但根据个性偏好,以及使用场景,会有一定的出入。

为什么这么去部署,以及如何根据实际情况去调整部署,将会在之后的章节中具体讲到。

第四步是回顾。

实际上不难看出,当你第一次建立好的分区并部署好 GTD,从第二次使用开始,当你进行第二步(明晰)的时候,就已经在开始第三步(组织)了。而第四步的回顾,才是及其重要的一步。

回顾你的所有清单,查出错漏,以及检查你的安排是否科学。其中 ——

①从收集箱出去的项目永远不要再放回收集箱;②项目清单中的事项需要你主动将其拆解,步骤,并为其谋划执行方案,把大项目拆解成小步骤,并分解到其他清单当中。记住 GTD 的第二大目的,随时随地都明确地知道,下一步应该做什么;③要特别保障等待清单、可能清单、回收箱三个分区当中的回顾,主动确定等待清单是否被完成、回收箱和可能清单中的事项是否有变动(变成可执行或其他);④日历或提醒事项应用中的提醒是否恰当,比如下个月末要完成论文是 Deadline,但是否应该这个月就提醒自己,并且分解开来?⑤为第四步腾出专门的时间,比如每天、每三天或每周、每月。

第五步是执行。

其实从这里也可以看到,执行和回顾,也不是两个完全分开的步骤。在具体执行过程当中,就已经在进行回顾,特别是对于项目清单当中的事项来说。

需要记住,执行,是 Engage,而不是 Do,换成人话就是,你需要去 “拿结果”,而不是做了 “等结果”。

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这期内容暂时就到这里。接下来的文章当中,我们可能要涉及的是,GTD 如何部署到常用笔记本或软件当中?执行当中可能出现哪些误区?有哪些注意事项?

第三节 | GTD 的具体实践 —— 从七张白纸开始。

现在,我们进入 GTD 的具体实践过程。但抱歉,这里我暂时不会迫不及待地教你赶紧找个厉害的软件,马上用起来。在这里,我希望你准备的,是几张破白纸。想再方便一点,可以使用一个普通的文档软件,比如 Word 。

有那么多看起来很好用的软件,我们为什么要用这种很多人看起来,相对落后的东西呢?三个字 —— 除机心。

有机械者必有机事,有机事者必有机心。

“机心” 一词,典出《庄子》。说子贡,也就是孔子的弟子,经过汉阴时,看见一个老人家抱着个水罐子一罐罐来回装水浇菜地。但结果是 “用力甚多而见功寡”,说人话就是,吃力不讨好。子贡就对老人家说,有一种机械,可以让你一天浇灌上百个小菜田,不用这么辛苦的!老人就问啦,“奈何?”,你说的是啥?

“凿木为机,后重前轻,挈水若抽,数如泆汤,其名为槔。”,就说有种木头做的机械,叫做桔槔,可以从井里抽水,牛得不得了。

老人说什么呢?我老师说啊,“有机械者必有机事,有机事者必有机心。”,“机心存于胸中,则纯白不备;纯白不备,则神生不定;神生不定者,道之所不载也。吾非不知,羞而不为也”。我不是不知道,而羞于做。因为,存有机心,最后的结果可能就是,道之所不载也。

所以 “机心”,指的就是,机巧功利之心。

人类聪明就在于会用工具,但容易犯的错误就是,只会使用工具。打个不恰当的比方,如果你只会下五子棋,给你一块围棋盘,你也不能下围棋呀。

所以,我们希望达到的目的是,你可以在学会使用 GTD 之后,根据自己的需要去选择工具。而不是还不知道如何运用的情况下,当别人告诉你,有个多厉害的工具,你说,“哦,是吗?那试试吧!”,结果因为不得其法,加上三分热度,还是失败了。

将所有需要做的事情列如收集箱。

如果你用纸张,准备七张白纸、七页笔记本,都行。分别在七张纸上写上:收集箱(Inbox)、执行清单(”@Context” task“)、等待清单(”Waiting for“ task)、项目清单(“Plan project“ plan)、可能清单(Someday/maybe)、参考资料(Reference)、回收箱(Trash)。

如果你用文档工具,Word 或其他的都可以。我们试着打开一个空白文档,新建这几个标题。然后,设置字体、字号,并不是说你都得这么去设置,这里只是为了让自己看起来方便。最终呈现出来的,是这个样子。在 Word 当中,你可以点击【视图】菜单,然后勾选【导航窗格】。在左侧显示像这样,也是为了方便你看起来更清晰。

现在,我们以自己平常的生活、工作或者作息时间等等为基础,把所有你需要的、需要处理的事情都列举在收集箱当中。

以我自己为例。

星期天,我需要和诗词团队的小伙伴开一个碰头会;星期一早上,需要和编辑部小伙伴开个讨论会;车没有审,所以需要审车;猫咪没有粮食了,买猫粮;我准备给大家做一套免费思维导图公开课;电脑充电线坏了,需要更换;有一本 Graphic Organizers 的书没看完;听说康奈尔笔记法 92 年有一本中国翻译版,想去旧书网淘一淘;我需要客户 A 的一份合同样本;我想学习 Swift 编程;上午客户 B 打电话,问要不要去参加北京的会议……

你会发现,干坐在这里想,你不可能列举完所有需要做的事情,如果可以,说明你的大脑能够快速调取信息,根本不需要 GTD。对于大部分普通人来说,我们只能暂时列出此刻能想到的内容。等到新的事情出现或者灵光乍现的时候,赶紧记下来。

OK,如果你列举在 Word 文档上,它大概就是这样。

你看,GTD 要帮你达到的第一个目的,是清空你的大脑,让它不再因为有一大堆的事情塞满脑子,而混乱,焦虑。当你用一张纸或七张纸,一份 Word 文档或者 Excel 表格,一份笔记应用又或者其他任何介质,把脑子里要做的所有事,无论大小,全部列出来之后,这第一个目的,算是达到了。第二个目的,就是让你随时都知道,你的下一步,应该做什么。

第四节 | 收集箱当中的事情如何放进其他分区?

现在,我们要做的,就是把收集箱当中的事情,根据实际情况分别放入其他的分区当中,所用到的依据,就是第二节当中,我们提到的那五个问题。

第一件事情,是和诗词团队的小伙伴在星期天开一个碰头会。它可行动吗?当然,开个会有什么不能行动的。它可以一步搞定吗?当然。它能在两分钟搞定吗?当然不能,这类碰头会对我来说,一次估计五到七个小时左右;该我做吗?当然;有特定的时间吗?当然,这个星期天。所以,它应该被直接放在日历或提醒应用当中。如果你用的就是普通的日历,当然是直接在日历当中圈出来。像这样。如果有具体的时间,也一并写上。

第二件事情,是在周一的早上,和编辑部的小伙伴开个讨论会,和刚才一样,放进日历当中;

第三件事情,审车。这件事当然是可行动,也可以一步搞定,它没有一个特定时间,只有一个最后期限(Deadline),那么直接把它放进执行清单;

第四件事情,买猫粮,也是一个可行动、可以一步搞定、没有特定时间的事项,直接放进执行清单;

第五件事情,制作思维导图免费公开课,不用多说,应该放进项目清单,一两步我搞不定;

第六件事情,更换充电线,执行清单;

第七件事情,看完 Graphic Organizers,当然可行动,但它确实不能一步搞定,所以直接放进项目清单;

第八件事情,去旧书网淘一淘有没有这本书,它可行动,也可以一步搞定。注意,是否能够一步搞定对不同的人来说,可能标准不同。比如,对我来说,我会直接去常去的旧书网直接搜索,有这本书,大致价格相同,直接下单即可,这算一步;如果你需要查看不同网络的价格、明晰不同的版本,那它可能就不是一步搞定的事情。这里,我把它放进执行清单;

第九件事情,我需要客户 A 的一份合同样本。它当然可行动,也可以一步搞定。能两分钟内搞定吗?当然不能。并且很明显,它是一件别人去做的事情,我需要等待。因此,就被放进等待清单当中。

不过,你有没有发现,当你把这件事放进等待清单的那一刻,你立刻就多了一件事。对我来说,这件事是什么呢?建议暂停视频,想一想。

你可能会说,当然是明天下午下班时,向客户 A 确定,合同样本是否已经准备好。但很抱歉,不管你未来进入职场与否,这种简单处理的方式,都是被动的。

万一客户提早给你了呢?你会发现,“下班联系客户确定” 这件事,自然就没必要去做了,这当然很好;但如果你的客户刚好是那种事情多,待办事项混乱的人呢?或者本来都准备好了合同样本,就是忘了发给你,到你下班去问,人家都已经在下班回家的路上了呢?又万一,你的客户是拖延症患者,压根儿就忘了去做这件事呢?

所以其实啊,你的下一步不应该是被动地在某时某刻来确认别人有没有完成;而是尽量确保这件事能够被顺利完成。你可以做什么呢?不同人有不同人的做法。比如,我会把它分成两件事。

首先,事先告知对方,请在明天下午四点以前(而不是下班),将合同样本发我,好向财务确定拨款事宜,这样对方就能早一点收到钱啦。对方听到跟自己利益更相关,自然会比较上心;

其次,下午上班时如果还未收到对方发来的合同样本,再次温馨提醒对方,不要忘了四点左右发合同样本哦。

你可能会觉得,这么简单的事儿有必要搞得那么麻烦吗?但其实对于一个资深职场人士来说,这是再简单不过的一件事。现在的分析看起来要一两分钟,而实际的反应和行动,只是一瞬间的事情。

很多人觉得,等待清单都是别人要做的事情,事不关己高高挂起。但其实对方如果没做好,影响到的最终还是你自己。这和团队协作是一样的道理。

所以你看,时间管理、任务清单,大多时候是和做事方式联系在一起的。如果你在听人说,掌握 GTD ,或者其他的时间管理,就能让你从此轻松,一劳永逸,那就是瞎扯淡。但我想通过 Topbook 告诉你的是,如果你不掌握 GTD ,那你就少了一种让生活更加高效的可能性。

所以,关于合同样本的事情,我会立即用两分钟时间,发邮件或者打电话告诉客户 A ,第二天四点前需要提交;然后在等待清单当中,列出这个事情,再在日历或日程提醒应用当中设置明天下午两点,确认样本是否已收到,并做出相应反应的提醒。

第十件事情,我想学习 Swfit 编程。这我很清楚我真的只是想一想,没有确定、没有计划。对于这种事情,很多人可能直接开始去做了,但因为一开始没有去想清楚,最后,两分聪明,三分热度,又放弃了。这就是可能清单的意义所在。所以,这件 “我想的事情”,只能暂时放进可能清单。当时机成熟,可能的事情变成可以的时候,你要专门为它做计划,而不是想想就做。

第十一件事情,回复客户 B ,是否要去参加北京的会议。打电话显然是一件两分钟内可以完成的事情。但你能不能去,要不要去这个展会,是你需要权衡的。一般来说,当你接到电话的那一刻,这个事情应该放在哪个分区当中,就已经需要你的判断了。

假如这是你期待已久的机会,并且刚好有空,也没有任何其他需要顾虑的条件,那么接到电话的同时,直接告诉对方,你可以赴约,这件事就已经算完成了。接下来就直接在日历或日程提醒应用当中,设置参会日程即可;

假如你有所顾虑,一时想不清楚,那么应该立即告诉对方,“我现在还不能确定,我在某个时间点之前给你答复。” 那么在某个时间点答复客户 B 就会成为你日程中的提醒,但不要忘了,“确定你是否可以参会” 也应该成为一件你必须做的待办事项,一般来说,你可以将它列入执行清单中。但根据情况的不同,你的对事情的处理习惯、能力的不同,可能需要放进等待清单、项目清单之类的其他清单。

什么事情可能放进回收箱呢?举个例子,假如客户 B 突然告知你说,抱歉,因为一些原因,展会临时取消了。你也就不用再回复了,但你也不用处理了,扔进回收箱吧。但就像我们在之前说的,回收箱的事情也可能变成可以做的事情,比如客户 B 突然又告诉你说,取消的展会又要开了。

那如果客户后来突然又来告诉你说,展会又取消了怎么办呢?这样的客户你还是在心里把他拉黑吧!

GTD 的第二个目的,是让你知道,你的下一步行动是什么。经过你的一番整理,这七张纸上,可能就剩下了这些事情;而你的日历上已经安排好了你需要做的其他事情。对于大部分的事情,你基本上都已经知道了,下一步行动是什么了。

有特定日期的,已经被安排进了日历或日程应用当中;没有特定日期的,可以一步搞定的,在执行清单当中,你只需要专门为它们安排时间去做,比如,此刻没有安排,就此刻做;而项目清单中的项目明显是不可能一步完成的,就得专门为它做计划、做方案。做计划、做方案,也是你的下一步行动。

但仍然还有遗留问题,比如,这一张白纸上,写着,参考资料(Reference),一张白纸或者一些白纸,能够承载我们的参考资料吗?当然不能,之后的某一章节中,我们会专门讲解。

第五节 | 如何回顾,以及如何为执行清单排序?

还记得 GTD 的五个完整步骤吗 —— 捕获、明晰、组织、回顾、执行。经过捕获,在我的收集箱中,本来有这些需要做的事情。而经过明晰、组织两个过程中之后,每件事情似乎都有它自己的归属了,下一步,我们要做的,是回顾。

执行清单的回顾

放在日历当中的事情,我只需要到时候做就行了;可能清单当中的事情短期内不会发生什么改变;等待清单当中的事情到特定时间去确认就好了;项目清单中的这两件事 —— 制作思维导图公开课、读完 Graphic Organizers ,它们的下一步行动就是写方案,但我们居然没有在整个流程当中体现。所以,正确的做法是,我们不仅需要知道,项目清单中的事情下一步是什么,还得把下一步直接规划到执行清单当中。

因此,在执行清单当中,也要写上,“写思维导图公开课方案”、“做 Graphic Organizers 阅读计划”。回收箱、参考资料是空的,暂时不管它们。

通过这种回顾,我们要达到的,还是那两个目的 ——①清空大脑,让它不慌乱;②明确知道下一步是什么。回顾,会让你更加清晰地认识到你的处境,从而更有信心去处理任何事情。

接下来,就是需要去执行,去拿结果。要知道,之前列出的清单,大多都是被动的。而主动的拿结果,需要我们自己主动去安排。

但关键问题是:执行清单这一大堆事情,我到底先做哪个后做哪个?

如何对执行清单进行排序?

发现了吗?这也是我们平时经常会遇到的事情。但不同的是,平常我们简单地把所有的事情都列成一张清单,然后试图给它一个看起来合理的排序。但最终的结果反而是一团遭,以至于不知道该怎么办。而这里,我们通过 GTD 这种相对科学的方式,把所有可执行的、可一步搞定的事情列成清单,并尝试给它们进行一个更加科学合理的排序。如何排序呢?

事实上,关于如何给待办清单排序这个大问题,加上我们熟悉的 GTD ,有好些个你可能用过的、听过的甚至没听过的一些时间管理或任务清单原则。比如管理学大师史蒂芬・科维(Stephen Richards Covey)所提出的 “要事第一”,艾森豪威尔(Dwight David Eisenhower)所提出的四象限法则。

如果你没听过史蒂芬・科维,也至少听说过他写的书《高效能人士的七个习惯》,“要事第一” 来自这本书的第五章,也就是第三个习惯,它同时被称为 “自我管理的原则”。“要事第一” 强调的是,从大局入手,依据自己的使命、价值来规划人生,从而着重处理对你来说较为重要的事情。

而艾森豪威尔的四象限法则也以他的名字命名,被称为 “艾森豪威尔法则”。按照事情的紧迫程度和重要程度,着重处理重要而不紧急的事情,类似于中国人所说的 “未雨绸缪”。

实际上,这些方法原本就来自不同的角度和立场,甚至在某些地方是相互背离的。比如 GTD 希望你能从小处着手,提高效率。“要事第一” 更多希望你从大处着眼。聪明如你,最好不要生搬硬套。

在还没完全掌握 GTD 法则之前,我希望先你放弃四象限法则,也暂时不要去管 “要事第一” 背后到底都有哪些原则、原理。你只需要着眼于眼前这些执行清单,并且用两个简单的基本原则,为它们排序。

这两个原则不属于 GTD ,而是我的个人经验。如果我告诉你说,我正是通过这种经验在没毕业时就进入某研究所做咨询,而后又进入某卫视做策划、导演,再然后和朋友开了自己的公司。也许你会觉得这种经验值得一试。但我希望你问自己更深一点 ——

比如,为什么不能完成所有的事情?那些做成事儿的人难道不都是能够严谨、努力要求自己今日事今日毕的吗?做距离自己目标更近的事情,那么我的目标是什么?应该怎么确定自己的目标呢?

你看,一个小小的任务清单,最终牵扯出来的,仍然可能和个人目标、处事方式有重要的关联。因为只要你愿意多问自己问题,你就能牵扯出一张网,这张网就是很多人说的 —— 体系。

原则一:你不可能完成所有的事情;

关于原则一,建议在我们的网站 topbook.cc 查看这两篇文章《如何才算有章法?》、《只顾着完成任务清单,可能会让你离目标越来越远》仔细阅读。这和我想要澄清 GTD 的本质是一样的道理,它不是把事情做完,而是把事情处理好。所以,请不要以为列出了这些清单,你就必须做完所有事情。

而关于执行清单,你只需要尽可能地去做完所有事情。这种尽可能,是要保障你有充足的睡眠、健康的身体,而且不以牺牲你合理的人际关系、个人幸福感为前提的。

原则二:尽可能做距离你目标更近的那件事。

原则二是,尽可能距离你目标更近的那件事,它和史蒂芬・科维的 “要事第一” 有些类似,但没有那么多条条框框。看着你的执行清单,它们目前是没有任何顺序的,你要做的事情就是按照你的目标权重来排序。哪个距离你的目标更近,你就把它放在靠前的位置。这里的目标,说起来简单,实际上也是一门玄学。这里就不展开来讲,但我仍然以自己为例。

我的近几年目标,都会是,通过 Topbook,收集足够的高效生活解决方案,并把这些方案以自己所擅长的方式分享给需要的人。所以,和这个目标更近的,是 “写思维导图公开课的方案”、“做 Graphic Organizers 的阅读计划”。两者哪个更靠前呢?我认为没有足够好的输入,就没有足够好的输出,所以,阅读相关会放在第一位,然后是公开课的方案。接着,旧书网淘书相对更接近,而确定是否参会也是相关的内容之一。其他的事项依次列举在后面就行了。

所以,对于我来说,执行清单应该这么去放。然后再具体去执行。对于你也是一样的,看看你的执行清单,这上面的事情到底应该怎么排序,就该你自己去处理了。

第六节 | 如何才能不饿死猫 —— 执行清单四大注意事项。

上一小节当中,我们主要讲的是:基于这两个基本的原则,把执行清单当中的事情进行一个对自己来说科学合理的排序,然后具体去执行。

但问题来了,如果你像我一样,养了至少一只猫,事实上我有三只,当你把买猫粮这种事情排序在执行清单当中如此靠后的地方,会不会因为迟迟没有做完前面的事情,猫就给饿死了呢?这一小节我们要讨论的主要问题就是,如何才能不饿死猫。

正式开始之前,我想问你这样一个问题。这份清单当中,我给它们做一个编号。如果这是你的执行清单,你会先做哪件事?

一般来讲,没真正接触过 GTD 的人们可能更倾向于从 ③⑥⑦ 当中选择一件事来做,有的可能还会选择 ④。然而,这只是一份用于演示的执行清单,实际情况中,我们可能会面临数不清的、类似于 ③⑥⑦ 这种小事 —— 你的一天可能这么度过:

倒杯咖啡、回复下客户(或导师)的邮件、微信、钉钉,中途遇到朋友聊天,顺带聊两句,反正看起来不影响工作嘛。客户中途提出了新的意见,于是你马上回复…… 还在头疼的时候,已经中午十二点了。下午终于处理完客户的事儿,才想起来,哇,猫粮没买、书也没买。回看下这份执行清单,可以说,什么重要的事情都没做。

第二天,你告诉自己说,“老子今天又要干大事儿了!”,但一天结束一看,和前一天没差。

这就是为什么,我们在上一节强调说,要根据自己的目标,把重要的事情放在第一位,用这种方式来排序。因为用难易程度来排序,通常可能因为琐事太多,让你迟迟做不了重要的事情,也就离你的目标、乃至理想生活状态越来越远。

但是,回到刚才的问题,会不会因为迟迟没有做完前面的事情,猫就给饿死了呢?

不会。你只需要注意这四个事项。

第一,能被放进执行清单的,都是对你来说可以一步搞定的事情;

这一点已经足以让你打消很多疑虑。如果一件只需要一步就能搞定的事情,你却用了一天、两天甚至三天,除非事情非常特殊,否则你是否应该怀疑自己的态度或能力有问题?

当然,你可能会说,类似于买猫粮、买新的充电线这种事情,都好像不太费力就能做完,而更接近于我们目标的做计划、做方案,却更让人头疼,以至于我们的大脑真的特想拖延、拖延、再拖延。而且,难道做计划、做方案这种事情真的不应该从长计议,以至于需要花费大量的时间吗?

做计划、做方案这种事情确实相对更花时间,但我想告诉你的是,它们让人头疼并非因为它们难,而是因为我们很少接触,而误以为难。这刚好引出我要说的第二大注意事项。

第二,做计划、做方案是每个人的必修课;

害怕做计划、做方案,其实并不是因为它本身有多难。而是,我们的家庭教育、以及应试教育帮我们决定了,从小应该学什么、做什么。大多情况下,路径是被规划好的。我们很少去思考、去学习一些最基础、最本真的东西。比如,这个世界是如何运转的?我们自己是如何与这个世界相处的。

当 10 岁的你想要一件自己的玩具,没人和你讨论你是否真的需要它,为什么需要它,是虚荣,还是真的爱;他们有可能会买,可能不会买,但他们总是说,“小孩子懂什么?”;更不会有人和你讨论 —— 玩具背后都有哪些故事?你可以通过哪些方式去得到自己的玩具?假如有一天你不得不失去它,你又该如何去面对?

后来的每一次选择,你都不太去管这背后的意义,对规律、对原理、对 “为什么” 、“怎么来的” 这样的问题毫无耐心,你只想说 ——

  • “好了好了,别废话了,告诉我怎么做就行了吧!”
  • “瞎扯那么多干什么,这些我早就知道了,说点儿我不知道的啊!”

直到有一天,你开始面对一些现实问题,你问自己、问别人 ——

  • “怎么办?”
  • “怎么做人生规划啊?”
  • “怎么找到人生目标啊?”

你回答不上来,因为你曾经跳过了无数个 “为什么”、“怎么来的”。你看似从不同的地方学到了不同的知识,但却丢掉了更宝贵的东西 —— 智慧。

当然,这不是一堂教你如何树立人生目标、教你如何更智慧的课。我只想说明,做计划、做方案是每个人的必修课。如果你意识到这一点,即便从前没有任何经验,现在开始也不晚。它不是说,你一开始就得做出多么好的方案,而是你在有这种意识的情况下,愿意去做,并且一次比一次有哪怕一点小小的进步。

第三,做好时间预估。

来看看这七件事,你打算分别在这些事情上用多长的时间呢?你也可以试试看,在自己的执行清单上,给要做的事情做一个时间预估,并把时间标记在后面。对于我来说,是这样:

做阅读计划,我预计需要 1 小时;做公开课方案,我预估 2 小时;淘旧书,我预估 10 分钟;确定是否参会,我预估 30 分钟;审车,我预估 7 小时;买猫粮预估 10 分钟;更换电池充电线,我预估 10 分钟。

来分别解释一下。

① Graphic Organizers 这本书,是英文版,我自认为英文阅读水平不太行,速度较慢,所以会看它的目录,然后大致翻一遍,再根据自己的能力,预估大概在什么时候读完它。然后倒推阅读计划。也因此会预判,我需要一个小时来完成整个过程。温馨提醒,千万别生搬硬套,对我来说,这是一类工具书,做计划是为了更好的实际效果,带有强目的性;而如果是诗歌、小说等文学作品类,你不一定要做计划,你可以慢慢品、慢慢读,或者略读然后忘掉,都可以;

② 做公开课方案,并不是现在就要把课程大纲、每节课讲什么、具体涉及的案例和知识点摆出来。而是为 “如何做思维导图公开课” 做方案。比如,确定一个选题范围,是技能型为主,还是做一些心法?在这种选题范围内,大致涵盖哪些要点?去哪些地方搜集辅助资料?大概花多久时间写出脚本?多久时间制作完成……

③ 确定是否参会,你可能只需要几分钟。我之所以花 30 分钟,是为了权衡利害关系。重点不一定是我得到了什么,因为能得到什么有时候反而是非常明显的。更可能是因为参会失去了什么?我能否承受这种失去?比如纪念日?某个自己独处思考的时间?

④ 审车 7 小时值得一提,审车实际上就是把车开到车管所之类的地方,由检测员给你监测是否合格,一般耗时都比较长。但如果你愿意,并且条件允许,可以购买代审车服务,别人来你那里取车,并帮你开去审。这时,你的审车,可能时间预估就会变成 20 分钟。剩下的 6 小时 40 分钟,你可以做更多有意义的事情。某种程度上来说,算是花钱买时间

如果你严格按照这种预估时间去完成执行清单,你的猫就不会饿死。并且,你也许还有空闲时间做其他的事情。

当然,不排除,一件一步搞定的事情需要 8 小时,甚至 10 来个小时。这又该怎么办呢?

第四,为特别事件预留时间。

在上一小节当中,我们说,尽可能去做完所有的事情,是有前提的:你要保障自己有充足的睡眠、健康的身体,而且不能牺牲合理的人际关系、个人幸福感。

当你把执行清单按照目标权重进行排序之后,势必看到了买猫粮和更换充电线这两件事情的重要性。也许你的猫粮只能撑三天,而你不得不买了,因为你的幸福感就将毁在这些 “主子” 手上。怎么办?

我会在清单中注明,今天必须买,那么肯定会留足这个预估时间。比如有一个方案,需要三天才能完成,我可能会在下午五点左右就停下来这个事项,今天告一段落。然后着手,把猫粮给买了。这样既保证我这一天推进了距离自己目标更近的事情,又买了猫粮。

另外,人是会变通的。类似这种事情,你也可以请其他人帮你搞定啊。比如同是铲屎官的朋友帮你买一份,事情自然就解决啦。

第七节 | 高质量、高效率完成执行清单的三个方法。

既然我们一开始就指出,GTD 不是把事情做完,而是把事情做好。那么在进行科学合理的排序之后,势必会出现的一个问题就是 —— 如何保证执行清单当中的质量和效率呢?三个简单的方法就可以了。

第一,一次只处理一件事情;

只要你能想得到,任何方法都能找到一本类似的书,这个方法也不例外,那就是加里・凯勒和杰伊・帕帕森的《最重要的事,只有一件》,我不推荐这本书,也不妨碍你去看或者看过这本书。但一次只能处理一件事情肯定最早不出现在这本书里,而且它不是人为的方法,而是人脑自身决定。

一次做好一件事情,别被打断,你就能离成事儿更进一步了。

第二,使用番茄时钟提高效率;

打开一个番茄计时器应用,或者买一个厨房计时器都行,比如我们之前推荐过的 Forest,当计时器设定的那一瞬间,专注做你手头上的事情,有消息来,不回;有电话来,不接…… 即便你是在找资料,看到某些热搜、相关新闻,也会因为意识到自己正在一个番茄时钟当中,而尽量克制不去做无关的事。

积累的番茄越多,你将拥有更高的成就感。

第三,打破负罪感幻觉;

我们经常会陷入的一种状态就是,明明正在专注做某件事,突然,一条来自客户、导师或者朋友的信息,又或者某个突发事件引起你的兴趣。你自然而然就会去处理。如此一来,你的工作流就被打断。

番茄时钟就是为了让你尽量少被打断,尽力专注、高效地完成手上的事情。但如果要从根本上解决这种问题的话,那就是打破这种没有及时接到电话,没有及时处理问题的负罪感幻觉。

这里,要分清楚两个东西 —— 负罪感和负罪感幻觉。

假如朋友突发紧急情况,不得不需要你的帮助,而你不去。当良心过意不去的时候,那种感觉就叫负罪感。而如果朋友明知你手头上有重要的事情要做,而非要带你来一局游戏,那种害怕拒绝而不被当作朋友的感觉,我把它成为负罪感幻觉。

类似的幻觉还有,发来无关紧要的消息,你必须秒回;突然交给你的任务,你现在就要处理甚至给一个满意的答复。

要把执行清单中的事情做得更高效,最好打破这种负罪感幻觉。消息可以之后再回;电话可以稍后再打;决定可以晚些再做;即便是他人突然交给你的任务,十有八九也并不需要立即处理。

本着为所有事情负责任的态度,已经安排好的事情,请尽量严格按照自己的方式去处理完成;后来出现的事情,不要自乱阵脚,先让它过一遍 GTD,再行处理。

通过以上三种方式,很大程度上,就能保障执行清单质量和效率了。

第八节 | 全局复盘,以及 GTD 的五个流程分别在什么时候做?

基于前面几个小节的内容,我们来进行一个全局复盘。也就是从头到尾,看一看,GTD 是如何工作的。

GTD 的全局复盘

首先,我们将需要做的所有事情,无论大小,统统放进收集箱当中。然后对每一件事情,都问自己那五个问题,并据此分别放进可能清单、项目清单、等待清单、执行清单、参考资料、回收箱,以及日历当中。

其中,日历当中的事项根据具体的日期执行即可;可能清单中的事情在某一天也许可以做了,但当下一般不会有任何变动;对于项目清单当中的事情,我们需要问自己,下一步行动是什么,并且把下一步行动也列入执行清单当中;对于等待清单当中的事情,我们需要标明等待的具体事项,以及时限,并且等待清单列出的那一刻,还可能出现某个执行事项,也将它放进执行清单当中。

接着,我们基于两个原则对执行清单中的事情进行排序:一是,你不可能完成所有的事情;二是尽可能做距离你目标更近的事情。

在这种情况下,我们仍然要注意四点。第一,能被放进执行清单的,都是对你来说可以一步搞定的事情;第二,做计划、做方案是每个人的必修课;第三,为每件事情做好时间预估;第四,为特别事件预留时间。

为了处理执行清单的质量和效率,我们可以有至少三种方法:一是,一次只处理一件事情;二是利用番茄时钟让自己更专注;三是打破负罪感幻觉。

全局复盘之后,也许你终于有了一个较为清晰的 GTD 版图了。但这种版图,是基于我们所列出的非常有限的事例的。在这种有限的事例之下,我们的回收箱是空的、我们的参考资料是空的。而在现实生活中,它们当中可能随时都会出现新的内容;同样的,在现实生活中,也时刻都在出现新的、需要你去做的事情。

当你意识到这些,那么伴随而来的问题就是,我什么时候收集?什么时候明晰?什么时候组织?什么时候回顾?什么时候执行呢?

如果把一个或多个事项看成主体,我们确实是先把它收集起来、然后看它符合哪个分区,也就是明晰;之后再把它放到对应分区,也就是组织…… 问自己下一步行动是什么,也就是回顾;再然后执行。刚好就是 GTD 的五个步骤。

也正因为这五个步骤是以事项为主体,所以不管你在哪里看到 GTD 的介绍、教程,仍然会对什么时候做什么,感到迷茫。为什么呢?因为时间管理、任务管理的主体是人,是你自己,而不是一件一件的事项啊!

所以我制作了这一张表格。不管你横向还是纵向去看,都是 GTD 的步骤。但不同的是,横向是以事项为主体的 GTD 执行步骤;而纵向才是以执行者,也就是以你为主体的执行步骤。我希望你通过这张表,在掌握每件事情去向的基础上,掌握自己的对这些事项的主动控制权、掌握自己的时间安排。

第一个步骤是事项收集,也就是收集。

把任何时候你遇到的事情全部放进收集箱(Inbox)当中。可见,收集这个步骤是随时随地都在发生的。收集之后,按照 GTD 的原则,如果没有经过明晰、组织等其他步骤,最好是不要开始执行。

但人们经常会遇到的问题就是,“有的事儿不是你说现在别做,就能不做的”,特别对于学生党和工薪族来说,犹为致命。不过,请一定要厘清 GTD 的本来目的,不要盲目用着工具,却忘了工具是为了事情本身服务的。

对于学生党来说,这节课就得做完这份测验;今天就得完成这篇论文 / 作文,类似这些事项,是建立在一套成熟的教育体系和学科安排当中的。也就是说,对这些事情来讲,你根本就不需要 GTD ,或者说,根本就不需要 GTD 前面那些繁复的步骤,它就应该在你的执行清单当中,并且排序在执行清单的前端,去做,并且做好就可以了。

从大一点的格局来看,如果你愿意有个好的成绩,有个现实意义的好未来,当前的教育体系和学科安排就是和 GTD 一样科学的任务管理器。唯一不同的是,前者针对整个教育系统,而你刚好在这个教育系统当中。而 GTD 呢,只要你掌握了它,它就只服务于你。

如果上班族,可能遇到的就是,“现在就要完成这份报表”、“现在就去给客户回复”、“现在就去准备合同”…… 实际上,除非一些特殊的工种,比如秘书、助理,他们经过专业培训有一套自己的工作机制。那么其他人呢,你最好问问自己,这些事情真的就立刻需要做吗?如果不是,你也许可以主动提出来,是否可以延期,并提出具体的完成日期和时间。比如,“是否可以明天早上提交报表?我认为目前把手上的方案做出来更重要,并且刚好能够在做方案时补充一些数据,这样报表可以做得更全面准确。”

要确信的一件事情就是,需要你立刻、马上做某事的情况,不会时刻、每天发生。否则,不是你的工作能力有问题,就是你的工作本身有问题。

第二个步骤是每日回顾。把回顾作为每天的第一件或者最后一件事情,进行一次梳理。

从这份表格中,你可以看到,当你进行回顾时,明晰、组织、执行都是同时进行的。我在表格当中标注了序号,方便按照顺序来理解。

首先,我们要回顾的是,收集箱是否清空了?如果没有,那么和之前讲的一样,对收集箱中的每一件事都问自己那五个问题。其中,2 分钟内可执行的,立即去做;有具体日期的,标注具体日期;其他的放入相应分区;

同时还要确认,是否还有其他的一些事项被遗忘,没有放进收集箱?如果有,放进来,顺便也给它们安排得明明白白。

其次,我们要回顾的是,等待清单中的下一步是什么?其中的原因,之前我也已经讲过。很多人把事情指派给他人就等待结果,而我们希望的是主动拿结果,并且确保事情顺利被完成。接着,我要回顾的是,项目清单中的事项,它的下一步是什么?正在做吗?做得怎么样了?没在做的,当然是安排下一步并放进执行清单;在做的,看它的完成度如何。

除了以上二者外,我希望加上可能清单。也就是说,把原先的的 GTD 流程更改为这种,变被动为主动,为等待清单、可能清单、项目清单当中的所有事情,都制定下一步行动。

针对项目清单,问自己下一步是什么,并把下一步放进执行清单;如果步骤复杂,你的下一步就是专门写计划、做方案,然后再下一步应该做什么,就你的计划或方案中;

针对等待清单,不止要写下等待事项,还要明确等待的下一步是什么,主动拿结果;针对可能清单,也尽量不要被动地等待它发生的时机,而要自己主动去思考,这件事可行性有多大。把思考这件事,也放进执行清单。比如,我想学习编程是可能清单中的事情。而我自己会在执行清单中把考虑学习编程这件事也放进去。思考为什么学?什么时候学?怎么学?是否影响正常的目标和生活?

需要注意的是,把可能清单、等待清单的下一步尽量明确写进执行清单这种方式,大多基于我自己的经验。可参考,可质疑。

第三个步骤是事项处理,也就是执行。

执行的内容只有两大块。一是日历当中的事项,严格按照日期执行;二是按照目标排序高效处理执行清单。每个人做事儿的方式可谓八仙过海,而具体的注意事项和高效方法在之前的章节我已经讲过了。这里就不再赘述。

第四个步骤是每周回顾。

你可能在很多地方都听说过要每天回顾、每周回顾。但每天回顾什么?每周回顾什么?它们的区别是什么?对这些问题可能很少主动去了解。这里重点要讲的就是,区别。

每天回顾重点是回顾 GTD 的分区、回顾步骤。而每周回顾主要有两个大的目的:一是查漏补缺,以保证万无一失;二是相比平时的被动收集,它要更加主动。如何理解呢?

很多人用 GTD ,初心大多原因是事儿多,没头绪,没法做。这很好,但比这个更好的,我认为就像新版 GTD 把收集(Collect)变成捕获(Capture),我们需要主动去寻找自己更想要做的、更喜欢做的、更应该做的事情把它们放进收集箱,而不是仅仅被动地等待一些没有来由的事情找到你,你就像机器一样去做。这是变被动为主动。

人脑不是电脑,没有办法万无一失,所以要查漏补缺。而这里的查漏补缺,需要一份合理的 “检查清单”。

在大卫・艾伦 2003 版的《Getting Things Done – the art of stress free productivity》第 114 到 117 页,就提供了一份 trigger list ,也就是提示清单。更新版本的这本书应该把提示清单放在了附录。你也可以找到它的中文版。


在每周回顾时,你就可以把这份提示清单拿出来,一一对照查看,这周里,有没有漏掉过什么事情。这才是每周回顾的重要性。

无独有偶,著名投资人查理・芒格也有这么一份类似的清单,称为 “检查清单”。他认为即便是最优秀的飞行员在起飞前,都会对照检查清单检查一遍飞机以确保万无一失,那么我们在生活或投资中做决策时,也应该有一份检查清单。

我认为,艾伦的书中给到的,仅仅是一个参考范本,你可以根据这份清单,改写自己的专属提示清单,或者检查清单,甚至想叫什么名字都可以。

这就是以执行者为主的执行步骤。

第九节 | 参考资料的意义和筛选标准。

关于回收箱,你真的不用太在意,它和你电脑中的回收站、废纸篓是同一个功能。一件事可以因为没有任何意义、不需要做而扔进回收箱,也可能因为某些变化而可以做了。比如本来某客户邀请你参会,结果因为发生变故,会议取消,那就把这件事扔进回收箱;后来又说会议恢复召开,那么你还能从回收箱当中取回来。

当然,更重要的是,在没有像 GTD 这样的稳定外部存储器的帮助下,一些可能没必要做的事情会一直充斥着你的大脑。把它们拿出来,放进收集箱之后,也许你就能想清楚,哦,这件事没必要去做。那就放进回收箱吧。

本节的重点是参考资料。不过,什么是参考资料呢?在我看来,一切可被记录的,就一定可供参考。但参考价值的高低是相对的。

比如远古时期,一个洞穴人画了一幅壁画,对他自己来说,也许就是纯粹想画一下而已。但他的画作内容也许为其他洞穴人提供了一定的参考。可能它提示了其他人,哪里有猎物、哪里有果实、哪里有危险,这是参考价值;对后来的历史学家来说,可推测出洞穴人生活的状态,这也是参考价值;对画家来说,这是一幅早期画作,可能有艺术参考价值……

人类拥有语言以来,通过口耳相传,留下诸多故事和智慧,这些都是整个人类族群可用的参考资料;后来文字发明,人们可以在龟背、竹简,后来在书本中,记录这些故事和智慧,看起来比口耳相传更可靠、更稳固。而你可能不知道的是,即便是先哲苏格拉底,也是极端反对用文字记录的。他认为文字固化、死气沉沉,且容易让人因为有了文字记录而变得懒惰、健忘,并且可能造成语言的失控。

苏格拉底碰巧生活在古希腊语言和文字过渡的时代,那是一个特殊时代。而我们也碰巧生活在一个特殊的时代 —— 文字不再仅限于纸张,它在以一种近乎疯狂的速度,向电子设备迁徙。而科技革命不止带来文字的电子化。还带来了类似于语言、文字,而相对它们又更加丰富的载体。

上个世纪下半页,我们的上一辈、上上一辈,都还在通过一张纸、几张纸,通过剪藏来做参考资料。那个年代可供参考的太少,所以倍加珍惜。而我们这个年代可供参考的太多,以至于我们反而乱了方寸。怎么办呢?

在这样一个特殊时代,一切都在变化,而不变的是刚才我说的那句话 —— 参考价值的高低是相对的。所以,回到 GTD 的参考资料。

如果在部落时代,有 GTD 这样的工具,那么其中的参考资料就是部落里活生生的长老或巫师;如果在周朝之后的古代有 GTD ,那么其中的参考资料就是文字载体,包括后来的书本。哪里能找到这些书呢?就只有图书馆了,比如周朝时期官办的 “盟府”(又称故府),著名思想家老子的官职,可以说就是从前的图书馆馆长了。

自那以后的数千年,假设某个个人想用 GTD,那他的参考资料大多来源于自己的记录、摘抄,以及自己的藏书。需要意识到的一点是,对大多平民百姓来说,当时想要读书识字也都是很难的事情。而在我们当下这样一个时代,过去很难找到的东西,你只要输入、搜索,就能找到。

总的来说,在这样一个时代,找到可参考的资料太容易了,但同时找到可信度高的参考资料又太难了。因此,我们是否应该从三个方面来准备参考资料呢:①回归常识,避免追新、奇、怪,而忽略最基本的万物运作规律;②提高信息的检索、辨别能力;③提高参考资料的存档标准;

第一,回归常识,避免追新、奇、怪。

早几年面对互联网的发展现状,我给自己立了这么一个 Flag,不能一味追求新的、奇的、怪的东西,因为这些不管在哪个年代都在发生,并且相对基本常识都要更加吸引人。比如,知道学习的本质是大脑神经元突触之间的相互作用所带来的化学物质浓度改变、结构的改变以及大脑功能的改变,就会知道量子速读是多么可笑。

第二,提高信息检索、辨别能力。

从前想要找参考资料,它可能就在你身后的书架上,记住它,你就能找到它。现在你虽然只需要搜索、回车。但搜索结果却多不胜数,且一直都在变化。千万不要觉得从前有多好,现在有多差,毕竟不断变化的,才是这个世界本来的样子啊。

正是因为结果繁多,且一直都在变化,所以,我们需要提高自己的信息检索能力和辨别能力。你也许想问,有课程吗?有啊,很多地方都有,教的都是方法、技巧。但我想说的是,技巧从来不是获得这种能力最需要的东西。

比如,你有一个问题是,“如何读书?应该读哪些书?” 你可以在网络上找到很多技巧。比如什么分析自己最直接的需求、评判自己目前的能力,还有朗读、略读、跳读、指读各种方法…… 甚至让人啼笑皆非的量子速读。

但你知道这种问题的答案是什么吗?一个字 —— 读。

实际上,问 “如何读书?应该读哪些书” 的人,通常都是几乎不怎么读书的人。而央视主持人白岩松有句话说得好,“人找书,很难。但书找书,却非常容易。” 你只有不求回报地、无论出于任何理由地读一本书,然后再读一本,多读一些书,你自然就知道你应该读哪些书了。

所以提高信息检索和辨别能力最需要的是什么呢?和读书一样。请你尽量多检索、多辨别,多思考,且不要忘了回归常识。检索得多的人自然有检索的能力,看得多、用得多、思考得多的人,自然有他的辨别能力。

那么那些检索方法不学了吗?学,并且学会辨别,什么是好方法,什么是坏方法。

第三,提高参考资料的存档标准。

在当下,要获得一些答案,甚至一些知识实在是太容易了,所以对很多人来说,能被剪藏、存档的参考资料真是比比皆是。造成的结果是,存档了太多,整理起来费劲,搜索所浪费的时间和精力都快赶上直接上搜索引擎搜索了。

因此,要提高的标准之一就是,搜索引擎能够找到的,对你来说浅显而平常的知识,不用专门存档。比如,辛弃疾曾经当过几次官?分别是什么?又比如,费曼技巧是什么?注意,这是对我来说不用存档的知识,请勿对号入座。

其二就是,一些出现的新概念,但旧瓶装新酒、换汤不换药的,不用专门存档。比如前几年开始,随着埃隆・马斯克的成功和出名,他在一次采访中所提出的 “第一性原理”,被无数大佬小佬纷纷推崇。伴随而来的是掰手指头都数不过来的第一性原理剖析文章。人们非常愿意去听各种文章的解析、神化化,也不愿意把马斯克接受采访的原句摆出来看一看:

Don’t just follow the trend. You may have heard me say that it’s good to think in terms of the physics approach of first principles. Which is, rather than reasoning by analogy, you boil things down to the most fundamental truths you can imagine and you reason up from there.

别只是随波逐流。你可能听我说过,我们最好要以第一性原理的物理学方法来思考。也就是说,比起通过类比的方式来推理,更好的方式是,把事情简化为最基本的事实。

你看,与其听大家解析第一性原理,不如看看说话者本人已经告诉你的答案:“把事情简化为最基本的事实”。就是这么简单。

认清这种事实,你的参考资料里就不会有对 “第一性原理” 的花式解读,最多只有你自己对于物理学中第一性原理的基本认识。

我们再次回归 GTD 的参考资料本身,如果不考虑在我本节当中讲过的那么多对于某些人来说可能是废话的内容,那么参考资料就是你自己精心打造的一个书架,精心摘抄的一个个厚厚的笔记本。而如果要基于我所提到的前文内容呢,这个时代的 GTD 参考资料,可以是网络搜索引擎 + 个人知识库的集合。

将网络作为你的参考资料之一,因为它是数万年甚至数百万年来人类发展所进化出的一颗巨脑,只要存储在数据中心的机器没有被毁掉,它们就会一直存在,为你服务。但你需要付出的代价就是足以与这个时代匹配的信息检索能力和辨别能力。

也正因为有了这颗巨脑的辅助,对我们的个人知识库提出了更高的要求。这个知识库可以是你的书架,可以是你的电脑硬盘,也可以是你的某个可靠云盘、云笔记应用。而你要存储在个人知识库当中的,一方面是能够辅助你完成现阶段工作的标准参考资料,比如前文提到的检查清单,我就会把它放在参考资料的某个类别当中,方便每周回顾时检查;

另一方面,大多不是某些众所周知的知识,而是智慧,或者对智慧的见解,它们通常都是值得纪念的、值得留存的、值得回味的、值得学习的、值得反复诵读的…… 时间关系,我就不在这里神吹了。

显而易见的是,在这样的时代,我们更多人,特别是年青人,基本上都会选择把参考资料放在云盘或云笔记应用当中。和这个原因类似,将 GTD 的所有分区部署在普通的纸张或笔记本当中,已经不适用于现在的大多数人了。

在这种情况下,我们需要为自己找一份合适的现代化工具,并把 GTD 部署到其中。

第十节 | 如何选择你适合你的 GTD 工具?

如何选择适合你的 GTD 工具呢?首先我想告诉你的是,迄今为止,我都没有找到哪怕一款应用,可以完美契合我的生活状态。这并不说明那些工具做的不够好。而是因为,每个人都有他自己的生活要。什么意思呢?

哪怕我们把这个世界上的人直接规定为一类,所有人都做同一件事情,用同样的作息,用同样的做事方式…… 所有人都不一定能够步伐一致一起来。何况我们处在一个复杂多变的世界,从前所谓的 360 行现在乘以 10、乘以 100,都不足以概括完当下所有的职业。而每个人又在不同的环境中塑造出了独一无二的大脑,成长为独一无二的自己。

在这种情况下,你仍然期盼有一款应用 / 程序,能够为你量身定做,想你所想吗?如果对你来说有的话,恐怕其他人就会有意见了。

因此,选择适合你的 GTD 工具的第一个要点就是,放弃这种一劳永逸的念头,除非,你自己上手,去做开发者。

第二个要点是,参考官方推荐。在 GTD 流程的一开始,我们就提到过 GTD 官方所认可的这些应用。如今来看,这里的每一款都是任务清单当中的佼佼者。

第三个要点是,要考虑如果有一天,因为一些原因想你换其他应用,存储在当前应用中的内容是否可以更容易转移出来?也就是说,你目前所选择的工具,有没有可能在未来是个坑。一款应用想通过一些方式留住你无可厚非,但如果是通过提高数据转移的成本来留住你,那么就要谨慎选择了。当然,这一点也是相对的,也许对有的人来说,这些数据转移与否都不太重要,又或许,他们不会考虑数据转移这件事。

第四个要点是,考虑你的硬件设备,比如是否想要多平台使用。对某些人来说,他们认为多平台是一种便利。而对另一些人来说,多平台实际上是另一种形式上的精力分散。

第五个要点是,给自己足够的时间去试错。极少数的人有可能从一开始就能找到适合自己的应用。所以不要怕麻烦,不要怕试错,趁你还有时间去试错。

第六个要点是,不要依赖于应用本身为你提供了什么功能,而要看,你可以如何使用它。以及当你清楚地知道如何使用时,它是否限制了你的使用?

第七个要点是,不要舍本逐末,贪图便利。如果使用工具没有让你在真正意义上提高效能,只是表面上的收集更方便、打开更方便、多平台…… 那还不如就简单用几张纸或者某个笔记本。记住之前我讲过的那三个字 —— 除机心。

第八个要点是,GTD 的所有分区以及日程提醒,不一定必须集中在某一款应用里。比如参考资料为什么不能存在某个单独的应用呢?比起有提醒功能的某些 App,日历为什么就不能是放在书桌前的纸质日历呢?毕竟实际上,提醒功能有时候并不一定是什么好事。

当你熟悉并实践了整个 GTD 所讲的一切,那么我相信,本节的这些要点或多或少能够帮你找到适合你自己的应用。

———–

好了,到这里,我们关于《重新认识 GTD | 如何科学地认识和使用 GTD 时间管理法则》这套公开课就结束了。但是,Topbook 关于 GTD 真正的讨论和学习才刚刚开始。我们的目的很简单 —— 通过深入地研究,先把 GTD 本身所代表的时间管理和任务管理做一个相对客观的阐释,希望今后在 Topbook 上想要学习相关知识的任何人都能对最基础的常识有所认识,而不至于舍本逐末。基于本公开课,我们将收集更多的 GTD 时间管理和任务管理经验,发布在 Topbook 当中。而我本人也会结合我的职业,把自己是如何使用 GTD 的,我用过哪些应用,都有什么心得统统告诉你。

第十一节 | 一些代表性问题的解答。

这一篇文章主要是对各位同学在学习过程中所提出问题的解答。不过,首先提出一点:部分问题的出现,一方面是因为一些同学选择性观看视频和选择性遗忘其中的一些重点内容,一方面是因为一些同学还没有开始真正地实践起来。因此,这篇答疑只回答具有代表性的问题。

学完这门 GTD 课程就能完全做好时间管理了吗?

这在本课程最后一节的最后一分钟已经强调过了,我们希望通过深入地研究,先把 GTD 本身所代表的时间管理和任务管理做一个相对客观的阐释,以求更多人先掌握常识。时间管理不是简单地管理时间,如果你愿意深挖,它甚至包括一个人的价值体系、处世哲学。如果你希望做好时间管理,希望这套公开课可以给你一个良好的开始。但 GTD 工具的基本掌握,是非常肯定的。

那种每天需要完成的日常任务需要加入 GTD 事项吗?比如:多喝水,按时吃早饭?

①从 GTD 角度来看,用那五个问题定位,它们大多应该是放进日历的事情;②如果你必须放进日历,纸质日历实际上是非常费事儿的,同样的替代品是一些清单应用或者电子日历,大多可以设置每日提醒;③从人自身角度来看,每日必做的事情,其实越不应该依赖任何工具。如果一件事情你每天都必须重复做,那可以叫做 “日课”,工具是累赘,每天好好做就行。

如果有类似于课程内容中审车的例子,但又没办法找别人做,该怎么利用这种等待的碎片时间呢?时间上的紧迫感,环境喧闹嘈杂会很大程度影响我。

这应该是另一个大的课题了 —— 如何看待以及如何利用碎片化时间。学生时期的我恨不能利用一切碎片时间,把它用来背单词、看书,而工作几年之后的我,一旦有碎片时间,更愿意停下来发呆。所以没有标准答案。如果你想利用、愿意利用碎片时间,你总是能想到办法的。

请问遇到 Inbox 几乎全是项目又有点抓不过来的情况,即使按照重要度去考虑依然很难实行该怎么办?

如果一个普通人需要处理的事情多到无法处理,是否应该反思下,是不是要得太多了?给你三种方法吧。①如果你确实不知道自己该做什么,不如先问问自己不能做什么(这是一位老先生的话);② 依然把需要做的事情按照目标权重排序,然后有时间就做距离目标比较近的事情,做不完没关系,反正你也做不完所有事情;③把所有需要做的事情做一个价值排序之后,只取排行榜上前面十件甚至五件,后面不管是什么,都不要再去管它们,时间会让你知道,不管你做没做其他事情,地球照样运转。

如果有喜欢的甚至暗恋对象找自己帮忙,打乱计划,而自己目前确实有重要事情在做,是不是该放下手中的事情呢?

这是一个个人价值排序的问题。爱情、友情、亲情、权力、地位、金钱、名声…… 每个人都有不同的排序。有时候你以为自己在做一个理智而聪明的决定,但其实更可能是你感性一面在做决定。你到底该不该放下手上的事情去帮助爱慕的人,在于你正在做的事情和爱情,哪个对你更重要。就看你能不能承担后果而已。至少不要做那种人 —— 明明已经做了选择,偏偏要一直抱怨。比如选择了爱情,牺牲了前途,抱怨在你选择的对象身上;选择了手头上的事情牺牲了爱情又要一生处在悔恨之中……

选择并愿意承担责任,是一个很简单朴素的道理,但很少人做到。

会不会像 GTD 这样把事情全部分解后,发现自己变成一台机器,失去了人的本质?有时候明明知道事情应该这么做,但又不太想这么做。

人有时候喜欢自我认为高级,实际上,你怎么能确定自己真的不是某种看似高级实则还不够好的机器呢?不过这又是另一个问题了。回到现实生活中来,只要不要太过极端就很好了。月亮和六便士可能都是你的需要和渴望,掌握一种技能至少意味着我们有变得更好的可能性。学习它并不代表你要成为它,它不是你生活的全部。

项目清单应该怎么写计划或写方案呢?写了计划和方案后需要把这些任务再加入到执行清单里面吗?执行清单完成的任务如何和项目进行关联呢?

项目清单中的事情如何做,说人话就是,怎么做项目?举例子就是,怎么去一场旅行?怎么策划一场演唱会?怎么做出一个网站?怎么举行一次奥运?怎么装修一个家…… 如果你愿意去找,它们可能有规律可循。但不同的人都有不同的愿景和方式。我认为 “怎么做项目” 或者 “项目清单中的事情如何做” ,它的答案不在 GTD 里,而在你自己那里。

比如对于公开课,我会先做一个方案,再从方案中找到下一步的路径,有的人可能会直接下笔,写到哪里是哪里;为了装修,有的设计师更愿意用自己的风格去套,有的设计师更愿意问客户需要什么。

总之,怎么做项目,如果有答案,那一定只是套路。

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